AFAS Accountancy model 



Waarom zelf het wiel uitvinden als u eenvoudig met ons mee kan liften!


Afgelopen jaren hebben wij er hard aan gewerkt om onze AFAS omgeving zo compleet en functioneel mogelijk in te richten voor al onze Accountancy gerelateerde werkzaamheden. Alle processen zijn uitgedacht en uitgewerkt, de benodigde velden gemaakt en gevuld en alle relevante signalen doen hun werk.


Onderstaand alle optimalisatie onderdelen die wij live hebben draaien in onze Accountancy omgeving.  U kunt de onderdelen los bij ons bestellen maar natuurlijk ook het totaal pakket zodat ook uw omgeving naadloos aansluit op uw werkzaamheden en al uw processen geautomatiseerd zijn en inzichtelijk.  





Optimalisatie kosten Accountancy model


Inrichting dienstverlening op verkooprelatie  (noodzakelijk)

250,-

Administratie/BTW proces incl. registratie klantstukken en procesdata

650,-

Automatisch opstarten Administratie/BTW proces  (maandelijks, kwartaal, jaar)

375,-

Jaarrekening proces incl. registratie klantstukken en procesdata

750,-

Automatisch opstarten Jaarrekening proces (jaarlijks of maandelijks)

250,-

Klant accordering aangifte IB/VPB via AFAS OutSite inclusief berichtsjablonen

500,-

Volautomatische terugkoppeling status EKA's via klantportal en mail

500,-

Uploaden klantstukken via AFAS OutSite met gekoppelde interne actie

375,-

Accorderen publicatiestukken via AFAS OutSite (verzending naar KvK)

250,-

Inrichting AFAS OutSite Accountancy portal (basisinrichting in eigen huisstijl)

1000,-

Accordering aangifte BTW/LB incl. melding overschrijding/automatisch akkoord *

500,-

Bij afname van alle onderdelen ontvangt u 2 uur nazorg gratis (remote) 






* na oplevering update 1.8











Wat krijg je waarvoor!



Inrichting dienstverlening op verkooprelatie  (noodzakelijk)


Aangezien veel van de processen automatisch opstarten en door middel van condities door bepaalde processen heen gestuurd worden is het belangrijk dat op verkooprelatie niveau dienstverlenende informatie staat geregistreerd.  Dit doen we door een apart tabblad aan te maken en hierop de verschillende data en informatie velden te plaatsen.

Wij leveren vervolgens een import format in excel, nadat u deze gevuld heeft met de benodigde informatie importeren wij deze in uw omgeving. Via een door ons gemaakte weergave kunt u ook eenvoudig zien welke klanten bepaalde diensten bij u afnemen. 







Administratie / BTW proces incl. registratie klantstukken en procesdata


Voor al uw administratie en BTW klanten maken wij een standaard werkproces wat u inzicht geeft in de status van de werkzaamheden doordat de data waarop de werkzaamheden zijn uitgevoerd direct in een overzicht te zien zijn. Deze processen starten automatisch iedere maand, kwartaal of jaarlijks op, afhankelijk van de afspraken die u heeft met uw klant. Dit proces is geïntegreerd met een apart proces "registratie klantstukken" waar al uw medewerkers snel kunnen zien wat de status is van de klantstukken en waar deze zich bevinden.  Het proces doorloopt het gehele traject, van het opvragen van de klantstukken tot het insturen van de BTW aangifte in de portal.









Automatisch opstarten Administratie / BTW proces  (maandelijks, kwartaal, jaar)


Gemak dienst de mens en daarom is het snel en eenvoudig als uw administratie/BTW proces automatisch opstart.  Zo weet u precies voor welke klanten de administratie verwerkt moet worden per periode zonder dat u daar zelf naar om hoeft te kijken. De taak komt automatisch bij de betreffende verantwoordelijke in zijn takenlijst terecht. Via de invulvelden op het tabblad "dienstverlening" heeft u vooraf eenmalig aangegeven of een klant maandelijks, per kwartaal of jaarlijks verwerkt moet worden.  Boekt de klant zelf? In dat geval doorloopt deze klant automatisch een aangepast werkproces. 










Jaarrekening proces incl. registratie klantstukken en procesdata


Uw volledige jaarrekening proces (dit omvat niet de opbouw van het dossier) laten wij automatisch opstarten voor u. Dit kan aan het begin van het jaar in 1 x maar ook door het jaar heen als u al een verdeling van de werkzaamheden heeft gemaakt.  U hoeft hier niet naar om te kijken zolang op het tabblad "dienstverlening" staat geregistreerd dat uw klant een jaarrekening klant is eventueel aangevuld met de periode van uitvoering. Via een weergave kunt u eenvoudig zien in welke fase een jaarrekening zich bevind, deze data velden vullen zich gaandeweg de voortgang van het proces. 

Het jaarrekeningproces is zeer volledig en loopt van de controle van het dossier tot het publiceren van de publicatiestukken voor akkoord in de portal. 


Let wel! Het daadwerkelijk opstellen van de jaarrekening dient in een extern pakket plaats te vinden, dit is niet inbegrepen in het jaarrekening proces. Het jaarrekening proces is slechts een registratie van uw werkzaamheden zodat u inzicht heeft in de voortgang en de status.









Automatisch opstarten jaarrekening proces (jaarlijks of maandelijks)


Handmatig een proces opstarten is best bewerkelijk en daarom adviseren wij om alle terugkerende processen automatisch
op te laten starten. Op die manier worden er geen klanten vergeten en heeft u het gemak dat alle taken al klaar staan op het moment dat ze nodig zijn.  De taak komt automatisch bij de betreffende verantwoordelijke in zijn takenlijst terecht. Via de invulvelden op het tabblad "dienstverlening" heeft u vooraf eenmalig aangegeven in welke periode voor de betreffende klant het jaarrekening proces moet starten. 









Klant accordering aangifte IB/VPB via AFAS OutSite inclusief berichtsjablonen


Na het opstellen van de aangifte via InSite Fiscaal zorgen wij ervoor dat u direct een rapport (akkoordverklaring) kunt kiezen waarmee u de aangiften voor uw klant klaar kan zetten in AFAS OutSite. De workfow is ingericht met de benodigde berichtsjablonen zodat uw klant direct via een net mailbericht met uw eigen mail handtekening een melding krijgt dat er een aangifte klaar staat ter accordering. Na akkoord door de klant ontvangt u een informatieve melding dat de klant de aangifte heeft geaccordeerd. Wij maken er standaard een overzicht bij voor u in InSite waar u kunt zien welke aangiftes nog geaccordeerd dienen te worden.  Gewenste signaleringen ivm het uitblijven van akkoord maken we ter plekke op maat voor u inclusief herinnerings mailbericht naar uw klant.  Tevens maken wij een overzicht voor uw klant in zijn fiscale dossier in de portal waar hij / zij de aangiften IB en VPB altijd nogmaals in kan zien en downloaden.









Volautomatische terugkoppeling status EKA's via klantportal en mail


Zodra een EKA / SBA terugkomt van de belastingdienst en deze conform aangifte is wordt deze automatisch gecontroleerd en akkoord gegeven in AFAS Fiscaal. Wij maken vervolgens een vol automatisch mailbericht naar de klant waarin wij melden dat de aanslag conform aangifte is. De klant kan in de klantportal inloggen om de gegevens van de aanslag zoals het te betalen of ontvangen bedrag en de datum van de dagtekening te raadplegen.  Is de aanslag niet akkoord dan ontvangt de verantwoordelijke fiscaal medewerker direct een taak in InSite. Indien de aanslag alsnog akkoord is kan dit direct via een automatisch mailbericht teruggekoppeld worden naar de klant zodat deze ook uit het proces is.  Aanslag niet akkoord en actie vereist? U kunt automatisch een toelichting voorafgegaan door een mailbericht sturen naar uw klant via de portal en deze kan in de portal uw reactie inzien en eventueel reageren.  Het achterliggende werkproces voor de aanslagen niet conform stellen wij ook voor u op en het verloop hiervan is ook voor uw klant te volgen via de portal.

Tevens maken wij een overzicht in het fiscale dossier van de klant in de portal waar hij / zij alle aanslagen kan raadplegen.









Uploaden klantstukken via AFAS OutSite met gekoppelde interne actie


Wij maken voor u diverse upload buttons voor uw klanten zodat zij via de portal eenvoudig digitaal documenten naar u toe kunnen sturen/uploaden. Deze documenten komen direct in het digitale dossier van AFAS terecht onder uw klant en op het juiste dossiertype met de gewenste kenmerkencombinatie.  Om ervoor te zorgen dat er geen stukken ingestuurd worden waarop geen actie wordt ondernemen zorgen wij ervoor dat bij iedere upload van uw klant uw "binnenkomend klantstuk" proces wordt opgestart direct naar de verantwoordelijke persoon van de verkooprelatie. Zo worden al uw binnengekomen stukken direct geregistreerd en gekoppeld aan de juiste verantwoordelijke persoon. Alles digitaal en direct inzichtelijk voor iedereen.









Accorderen publicatiestukken via AFAS OutSite (automatische verzending naar KvK)


Wij richten voor u het laatste gedeelte in van het accorderingstraject van de publicatiestukken via AFAS OutSite. Indien u de publicatiestukken maakt in een extern pakket zoals Infine of Caseware dient u er zelf zorg voor te dragen dat deze berichten op de juiste wijze worden aangeboden aan AFAS dit valt niet onder onze werkzaamheden. Nadat de berichten zijn binnengekomen zorgen wij ervoor dat deze direct doorgezet worden naar uw klant via AFAS OutSite met een keurig mailbericht met uw digitale mailhandtekening.  Nadat uw klant akkoord heeft gegeven worden de stukken direct aangeboden aan de KvK voor akkoord u heeft daar zelf geen omkijken meer naar.









Inrichting AFAS OutSite Accountancy portal (basisinrichting in eigen huisstijl)


Uw klantportal is tevens uw visitekaartje. In een dag kunnen wij deze aanpassen aan uw huisstijl er en ervoor zorgen dat alle basis inrichtingen er netjes uitzien en logisch te vinden voor uw klant. Dit omvat het inzien en aanpassen van de eigen gegevens, raadplegen facturen en openstaande posten, communicatie inzake alle afgenomen accountancy processen en het stellen van een vraag. 


Uitgebreide inrichting van het dossier zit hier niet bij inbegrepen omdat dat bij iedere klant apart is ingericht. Soms wel al aanwezig bij een ander moet nog gestart worden met het digitale dossier in AFAS.  Heeft u ook qua design meer wensen dan kunnen wij dit natuurlijk uitvoeren maar zal daar ook wat extra tijd inzitten die bij de basis inrichting niet is inbegrepen. Wij maken hiervoor graag voor u een op maat gemaakt aanbod.  U kunt er ook nog over denken tevens uw website in AFAS OutSite te maken. Neemt u daarvoor gerust een kijkje op onze speciale website  "OutSite-Plus".









Accordering aangifte BTW / LB inclusief melding overschrijding / automatisch akkoord *


De beschrijving van dit proces volgt! 












       






Stationsweg Oost 184B

3931 EW Woudenberg

033-43 43 100

info@outsite4u.nl