Klantportal




Organisatie en persoons gegevens

Via ons Accountancy klantportal kunnen onze klanten de eigen NAW gegevens raadplegen maar ook beheren zodat deze data altijd up-to-date is. Men kan bij de eigen organisatie gegevens ook de KvK stukken raadplegen en downloaden, een extra service van ons. Als de klant zijn eigen gegevens in de portal wijzigt dan wijzigen deze gegevens zich ook direct in onze AFAS omgeving waardoor wij dit zelf niet handmatig hoeven te verwerken.


Inzage dossier / uploaden 

Onze klanten hebben inzage in hun permanente dossier waarin zij alle relevante documenten van hun onderneming kunnen raadplegen. U kunt dan denken aan Jaarrapport, tussentijdse cijfers, Publicatiestukken, ID bewijzen, Aktes, Overeenkomsten en de diverse aangiftes. De klant kan deze stukken 24/7 inzien en downloaden. 

Naast het inzien van dossier is het voor de klant ook mogelijk om zelf documenten te uploaden in ons klantportal. Zodra onze klant bijvoorbeeld een Akte instuurt zit deze ook direct in zijn dossier en is door ons maar ook door de klant direct te raadplegen.

Documenten waarop van ons een actie verwacht wordt zoals te verwerken facturen worden bij het uploaden door de klant direct gekoppeld aan een werkproces met een taak voor een van onze medewerkers.


Inzage facturen en openstaande posten

Al onze facturen verstuurd aan de klant voor onze werkzaamheden bevinden zich ook in de portal. In een apart overzicht staan alle nog niet betaalde facturen / openstaande posten. De klant ontvangt onze facturen via de mail maar kan ze ook in de portal raadplegen en downloaden.


Aangiften IB / VPB accordering via portal

Met behulp van de machtigingscode van de klant zorgen wij ervoor dat de aangifte IB voor ingevuld wordt in AFAS, dit scheelt ons aanzienlijk veel werk. Na beoordeling door onze fiscalist ontvangt de klant een mailbericht dat er een aangifte IB of VPB ter accordering klaar staat in ons klantportal. Zodra de klant de aangifte accordeert wordt de aangifte klaargezet voor verzending naar de belastingdienst.  De geaccordeerde aangiftes staan na akkoord in het dossier van de klant in de portal.


Aanslagen IB en VPB

Zodra de EKA's terugkomen en conform aangifte zijn krijgen deze automatisch de status goedgekeurd en akkoord waarna onze klanten volledig automatisch een mailbericht ontvangen dat hun aanslag conform aangifte is. De gegevens van de aanslag zoals bedrag en datum dagtekening kan de klant terugvinden in ons portal. 
Is de aanslag niet conform dan ook wordt de klant volledig automatisch geïnformeerd over de vervolgprocedure die wij uit zullen gaan voeren.  Natuurlijk wordt de klant hier real time van op de hoogte gehouden via de klantportal


Accorderingsdocumenten (divers)

Naast het accorderen van aangiftes maken wij ook van de klantportal gebruik om offertes, opdrachtbevestigingen, LB/OB en andere documenten waarop wij graag een lees- of akkoordbevestiging ontvangen te presenteren aan de klant.  De klant ontvangt altijd een keurig berichtsjabloon met onze eigen mail handtekening waarin verzocht wordt naar de portal te gaan om betreffende documenten te accorderen.  


Publicatiestukken / deponeringen

Wij gebruiken als extern pakket voor de jaarrekening Caseware en hier worden ook de publicatiestukken ten behoeve van deponering bij de Kamer van Koophandel gemaakt. Nadat deze gereed zijn gemaakt voor publicatie in Caseware worden de stukken automatisch in AFAS geschoten waarbij een werkproces opstart.  Via ons klantportal krijgt de klant inzicht in zijn publicatiestukken en kan hij / zij deze accorderen. Na klant akkoord gaan de publicatiestukken direct door naar de Kamer van Koophandel zonder tussenkomst van een van onze medewerkers. De stukken zijn in de meeste gevallen binnen 24 uur inzichtelijk op de site van de Kamer van Koophandel.


Signalering > taken

Aan iedere actie die een klant via de portal uitvoert zoals het wijzigen van de gegevens, uploaden van documenten, accorderen van documenten, of het juist niet accorderen van openstaande aangiftes kan via een signaal een taak opgestart worden naar een van onze medewerkers.  Ook is het mogelijk de klant automatisch zelf een mailbericht te sturen dat er bijvoorbeeld nog een aangifte in de portal staat welke geaccordeerd dient te worden.


Klantverzoeken / vragen

Via de portal kunnen onze klanten vragen en verzoeken insturen aan onze medewerkers en ook de terugkoppeling hierop wordt door ons in de portal gepresenteerd. Ook kan de klant dossier uploaden in de portal waarbij dit direct in het dossier van de klant terecht komt of indien noodzakelijk een proces op start. Zo zet de klant ons aan het werk!






AFAS Accountancy mogelijkheden


Alle mogelijke Accountancy processen hebben wij ingericht in onze eigen live AFAS omgeving.

Om u een indruk te geven van alle mogelijkheden die er zijn hebben wij de inrichting hiervan beknopt omschreven. 

Via onderstaande buttons wordt u over ieder onderdeel verder geïnformeerd.







       





 


Stationsweg Oost 184B

3931 EW Woudenberg

033-43 43 100

info@outsite4u.nl