Werkprocessen



Te verwerken klantstukken


Wij streven ernaar alle klantstukken digitaal te ontvangen. Dit doen wij met behulp van online digitale klant mappen waar onze klanten hun facturen naar toe kunnen mailen of uploaden. Deze facturen worden automatisch omgezet in UBL formaat en vervolgens automatisch ingelezen in de juiste AFAS omgeving zodat ze eenvoudig verwerkt kunnen worden in de administratie.

Klantstukken die fysiek bij ons binnen komen worden geregistreerd op de klant waarbij aangegeven wordt op welke locatie de stukken zich bevinden en waar ze in zitten! Er start direct een proces waarbij de verantwoordelijke persoon de melding krijgt de stukken te verwerken. Na verwerking wordt in de flow aangegeven waar de stukken zich nu bevinden en wat ermee dient te gebeuren. Het secretariaat krijgt indien nodig de taak via InSite om de stukken op te sturen of op te laten halen door de klant.

Op deze manier kunnen wij real time monitoren waar de fysieke klantstukken zich bevinden, of ze al verwerkt zijn en of ze eventueel aan de klant meegegeven kunnen worden of door ons bewaard worden.



Administratie/BTW proces


Wij hebben op onze klantkaart de diensten die een klant afneemt geregistreerd staan. Aan de hand van deze labels starten wij maandelijks, per kwartaal of jaarlijks met behulp van een signaal het administratieve proces automatisch op. Deze taak is direct gekoppeld aan de klant en de omschrijving en de kenmerken geven aan om welke periode het gaat. 

Bij binnenkomst van de klantstukken worden deze digitaal geregistreerd en de verantwoordelijke medewerker krijgt de taak binnen om de administratie te verwerken en na beoordeling en controle gaat het proces door zodat de BTW aangifte klaargezet kan worden.  Dit gehele proces is voor de klant inzichtelijk in ons klantportal zodat hij / zij op de hoogte is van de status van zijn administratie.

Natuurlijk komen na afronding de BTW aangifte en de tussentijdse cijfers in de portal ter inzage voor de klant en kunnen wij eventueel digitaal akkoord vragen voor de stukken.



Jaarrekening proces


Staat onze klant geregistreerd als Jaarrekening klant dan start aan het begin van het jaar automatisch de taak om voor deze klant een jaarrekening op te maken. Door middel van prioriteiten vastgelegd op de taak kan de ontvanger van de opdracht de volgorde van de te verwerken jaarrekeningen indelen. Een analyse toont ons eenvoudig hoeveel jaarrekeningen er nog onder handen zijn en welke prioriteit  / planning deze hebben. 

Ook dit proces is vanaf de start inzichtelijk voor onze klant en na afloop uploaden wij de jaarrekening in dossier van de klant waardoor deze digitaal akkoord gegeven kan worden en ten allen tijde digitaal inzichtelijk is.



Aangiften IB / VPB accordering via portal


Met behulp van de machtigingscode van de klant zorgen wij ervoor dat de aangifte IB voor ingevuld wordt in AFAS, dit scheelt ons aanzienlijk veel werk. Na beoordeling en een eventuele correcties maken wij deze aangifte gereed voor akkoord door de klant.

Onze klant ontvangt een keurig opgemaakt mailbericht waarin wij verzoeken naar de klantportal te gaan om de aangifte te beoordelen en accorderen.  Nadat de klant de aangifte heeft geaccordeerd wordt deze direct klaargezet in AFAS zodat deze verzonden kan worden naar de belastingdienst.  De aangifte zelf wordt ook in het dossier van de klant in de portal gezet zodat deze ook op een later moment nog ingezien kan worden.



Aanslagen IB en VPB


Zodra de EKA's terugkomen en conform aangifte zijn krijgen deze automatisch de status goedgekeurd en akkoord waarna onze klanten volledig automatisch een mailbericht ontvangen dat hun aanslag conform aangifte is. De gegevens van de aanslag zoals bedrag en datum dagtekening kan de klant terugvinden in ons portal. 
Is de aanslag niet conform dan ook wordt de klant volledig automatisch geïnformeerd over de vervolgprocedure die wij uit zullen gaan voeren.  Natuurlijk wordt de klant hier real time van op de hoogte gehouden via de klantportal



Terugbelnotities / interne taken


Intern werken wij met een zeer eenvoudig werkproces waarbij je een collega kan selecteren en hem / haar een verzoek kan doen. Dit kan bijvoorbeeld het terugbellen van een klant zijn.  Deze notitie komt ook direct in het dossier van de klant te staan en alle door de verantwoordelijke gemaakte reacties zijn voor iedereen inzichtelijk. Hierdoor is het bijvoorbeeld voor het secretariaat mogelijk om indien de klant voor een 2e x belt in de reacties terug te lezen die de verantwoordelijke persoon hierop heeft genoteerd. (Bijvoorbeeld: Klant gebeld op "datum" niet aanwezig, ik bel "datum" nogmaals) Zo is voor iedereen op ieder moment inzichtelijk en eenvoudig terug te vinden welke taken er bij welke personen uitstaan en wat de status daarvan is.



Accorderingsdocumenten (divers)


Naast het accorderen van aangiftes maken wij ook van de klantportal gebruik om offertes, opdrachtbevestigingen en andere documenten waarop wij graag een lees- of akkoordbevestiging ontvangen te presenteren aan de klant.  De klant ontvangt altijd een keurig berichtsjabloon met onze eigen mail handtekening waarin verzocht wordt naar de portal te gaan om betreffende documenten te accorderen.  



Publicatiestukken / deponeringen


Wij gebruiken als extern pakket voor de jaarrekening Caseware en hier worden ook de publicatiestukken ten behoeve van deponering bij de Kamer van Koophandel gemaakt. Nadat deze gereed zijn gemaakt voor publicatie in Caseware worden de stukken automatisch in AFAS geschoten waarbij een werkproces opstart.  Via ons klantportal krijgt de klant inzicht in zijn publicatiestukken en kan hij / zij deze accorderen. Na klant akkoord gaan de publicatiestukken direct door naar de Kamer van Koophandel zonder tussenkomst van een van onze medewerkers. De stukken zijn in de meeste gevallen binnen 24 uur inzichtelijk op de site van de Kamer van Koophandel.



Signalering > taken


Wij werken zoals in voorgaande processen beschreven veel met signalen die een taak opstarten. Op die manier borgen we de actie en is het niet mogelijk de signalering te negeren, de verantwoordelijke krijgt namelijk een "echte taak" die afgehandeld dient te worden.  Op die manier hebben wij voor onze HR afdeling ook alle signalering met taken van de Wet Verbetering Poortwachter ingericht. Zodra een van de medewerkers van een van onze klanten een actie uit moet voeren inzake WVP ontvangen wij daar een melding van en informeren wij de klant.

Daarnaast hebben we meerdere signalen draaien die geen taak op starten maar puur informatief zijn voor management, directie of medewerkers. Denk daarbij aan de melding dat er een nieuw project / klant is aangemaakt. Overschrijding van uren, te weinig of foutief geboekte uren. Het is mogelijk om overal een signaal op te maken zolang de data maar aanwezig is in AFAS.



Klantverzoeken / vragen


Via de portal kunnen onze klanten vragen en verzoeken insturen aan onze medewerkers en ook de terugkoppeling hierop wordt door ons in de portal gepresenteerd. Ook kan de klant dossier uploaden in de portal waarbij dit direct in het dossier van de klant terecht komt of indien noodzakelijk een proces op start. Zo zet de klant ons aan het werk!






AFAS Accountancy mogelijkheden


Alle mogelijke Accountancy processen hebben wij ingericht in onze eigen live AFAS omgeving.

Om u een indruk te geven van alle mogelijkheden die er zijn hebben wij de inrichting hiervan beknopt omschreven. 

Via onderstaande buttons wordt u over ieder onderdeel verder geïnformeerd.







       






Stationsweg Oost 184B

3931 EW Woudenberg

033-43 43 100

info@outsite4u.nl